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Officeファイルの万が一に備えて。作業するならクラウド上のほうが安心

とりあえずクラウド上で。

パソコンでの作業にアクシデントはつきものです。

例えばWordやExcelといったOfficeファイルでの作業中、アクシデントが発生してしまったためにそれまでの努力が水の泡となってしまったという苦い思い出を持つ人も少なくないでしょう。

自動保存機能があるから…といっても、うまく機能してくれないことも十分考えられます。

アクシデントが起きたとき、最も安心できる作業環境がどこなのかを考えたとき、それはクラウドストレージ上での作業なのかもしれません。

自動保存・自動回復が機能しない恐怖

Officeファイルの作業をローカル上で行っていると、パソコンが突然フリーズしてしまったり、停電の影響で電源が落ちてしまったり、Officeソフトがクラッシュしてしまったりといった不測の事態が起きた場合に恐怖するのは、パソコン再起動後の作業ファイルの中身。

パソコンを再起動して再びOfficeファイルを開いてみるまでは安心できません。Officeには自動保存・自動回復機能という助け舟が用意されてはいるものの、それが完璧に機能するという保障もありません。

さらに原因不明という言葉を付け足して恐怖心を煽ってみるならば、再起動後にファイルの存在がなきものにされてしまったというケースもあるでしょう。

こまめに上書き保存を繰り返しながら作業していたとしても、ファイルが消失してしまっていたら元も子もありませんな。

こういった不測の事態からさほどデジタル界隈に詳しいわけでもない人々がその身を、もとい、ファイルを可能な限り守るにはどうしたらよいのか。

求める中でもっとも最高な回答はクラウドストレージサービスにあるやもしれません。

ファイル作業はクラウドストレージ上で行うと安心感が増す

クラウドストレージとはなんぞやという人であっても、1度くらいはDropbox、OneDriveといったサービス名を耳や目にしたことがあるんじゃないかと思います。

これらのクラウドストレージサービスにはデスクトップ(パソコン用)アプリも用意されており、これらを利用することで、クラウドストレージ上に保存しているファイルであってもローカル上で作業している感覚で作業できます。

で、重要なのがOfficeソフトの機能として用意してあるバージョン履歴(簡単にいうと上書き保存の履歴)って、OSやソフトのバージョン(Office2010、2013、2016、for Macなど)などによって、その機能を探し出すまでが面倒だったりするわけですが、クラウドストレージサービス上で作業したファイルのバージョン履歴っていとも簡単にさかのぼることができるのですよ。

前提として

  • インターネットに接続した状態であること
  • こまめに上書き保存をしておくこと

この2点が条件となってきますが、それさえ忘れずにいれば、不測の事態が起きた場合でも直前の状態で復元できる可能性がグッと高まります。

たとえばそれがDropbox上なら…

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左はローカル上のWordファイル、右はDropbox上のWordファイル

Dropbox上でのOfficeファイル作業は、見た目にもこのような変化が現れます。

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おわかりですか? 右のDropboxに保存しているWordファイルを開くと、右端中央にDropboxバッジが表示されていることがわかります。これがけっこうなキモとなってきます。

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バッジをぽちっとクリックすると、バージョン履歴という項目があることに気付きます。ファイル作業中になんらかのアクシデントで、ファイルを開き直した際に作業内容がおかしなことになっていたら、このバージョン履歴を利用して直前に保存した内容だったり、少し前の状態までさかのぼることができます。

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戻したい履歴まで遡って復元をクリック

バージョン履歴をクリックすると、ブラウザ上でファイルのこれまでの履歴(上書き保存したタイミング)が表示されます。インターネット接続が必須というのはこのため。逆にいうとオフラインだとバージョン履歴の管理ができないので注意していただきたい。

もちろん、「過去の履歴内容に復元した」という履歴も保存されるので、復元した内容を直前の内容に戻すということも可能です。

クラウドストレージ Dropbox

たとえばそれがOneDrive上だったら…

Dropboxはよく知らないけどOneDriveだったら知ってるという人も多いでしょう。

タスクバーの通知領域にちょろちょろ出てくる雲の形したアレですアレ。

なんていうと、あーアレね!という具合になんとなく思い出せる人も多いでしょう。あれがOneDriveのアイコンです。

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で、OneDriveアプリ上で作業したファイルも、Dropboxと同様にブラウザ上からバージョン履歴の確認や復元が行えます。

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確認したいファイルを右クリック→バージョン履歴で開くと履歴の確認、復元、ダウンロードが可能

Windows10ユーザーならデフォルトでOneDriveアプリが用意されているかと思うので、Dropboxをインストールするより準備するという意味では使いやすいかもしれません。

また、初期容量についてもDropboxは2GBであるのに対してOneDriveは15GBと容量多めなので、容量重視であればOneDriveを利用するほうが良いでしょう。

クラウドストレージ OneDrive

クラウドストレージ上で作業するメリット

先述した2つの条件こそあれど、バージョン履歴やら復元といった操作を簡単に行えるということは、クラウドストレージ上でファイル作業を行う大きなメリットとなります。

万が一ファイルを削除してしまった場合、ローカル上であればどうしようもありませんが、クラウドストレージ上での削除の場合、削除したファイルを復元することも可能です。

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Dropbox上での削除ファイルの復元は、ファイルがあった場所(フォルダなど)で削除したファイルを表示→ファイルの復元とクリックしていくことでファイルを復元できます。

OneDriveの場合は削除したファイルはごみ箱に移動されるので、ごみ箱から元の場所に戻したいファイルを選択して復元するだけでOK。

パソコン上のアプリから削除した場合は、いずれの場合もパソコンのゴミ箱に削除されたファイルが移動します。もし、ゴミ箱から完全に削除しても、クラウドストレージ上ので復元できるので、もしもの場合でも安心できます。

復元可能期間に注意
Dropbox、OneDriveといったクラウドストレージ上でファイルをあつかうと、万が一削除してしまった場合も復元が容易で便利です。しかし、履歴はずっと残っているわけではなく、無料で利用できる範囲においては30日間しか残りません。誤削除したことに気づかず、30日を経過してしまったら復元できなくなってしまうことを覚えておきましょう。

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